【保存版】見やすい工程表を作成するポイント｜種類や作成方法を紹介

宮本 琉叶

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8年目の現場監督です。建設業界のリアルな事情や転職成功の秘訣などを発信していきます。私の記事を読むと最新の仕事事情がわかるため、入社時のギャップを減らせます。

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1. 見やすい工程表とは何か？その重要性と基本

1.1 工程表の定義と目的

工程表とは、プロジェクトやタスクの進行状況を視覚的に表現したものです。

プロジェクトの全体像を把握し、各作業の順序や期間、担当者を一目で確認できるようにすることが主な目的です。

見やすい工程表は、複雑なプロジェクトを簡潔に表現し、関係者全員が同じ情報を共有できるようにします。これにより、作業の遅延や重複を防ぎ、効率的なプロジェクト管理が可能になります。

日本プロジェクトマネジメント協会によると、工程表は「プロジェクトの進捗を可視化し、関係者間のコミュニケーションを促進する重要なツール」とされています。

1.2 工程表が果たす役割

工程表は、プロジェクト管理において以下の重要な役割を果たします。

• 全体スケジュールの把握
• タスクの依存関係の明確化
• リソースの適切な配分
• 進捗状況の可視化
• 問題点の早期発見
• 関係者間のコミュニケーション促進

特に、複数の部門や外部協力会社が関わる大規模プロジェクトでは、工程表の重要性が高まります。ITmediaの調査によると、適切な工程管理を行っているプロジェクトは、そうでないプロジェクトと比べて成功率が約30%高いとされています。

1.3 効果的な工程表の特徴

見やすく効果的な工程表には、以下のような特徴があります。

1. シンプルで分かりやすい構成
2. 適切な情報量
3. 視覚的な工夫（色分けやアイコンの使用）
4. 柔軟性と更新のしやすさ
5. プロジェクトの特性に合わせたカスタマイズ

これらの特徴を備えた工程表は、プロジェクトの成功率を高める重要な要素となります。

1.3.1 工程表の基本構成要素

見やすい工程表を作成するには、以下の基本構成要素を適切に配置することが重要です。

これらの要素を適切に配置し、視覚的に整理することで、誰もが理解しやすい工程表を作成することができます。

1.3.2 工程表の種類と選び方

プロジェクトの特性や目的に応じて、適切な工程表の種類を選ぶことが重要です。主な種類には以下のようなものがあります。

• ガントチャート：最も一般的な工程表で、横棒グラフで各タスクの期間を表現
• PERT図：タスク間の依存関係を矢印で示すネットワーク図
• カンバンボード：タスクの進行状況を列で表現する視覚的な管理ツール
• マイルストーンチャート：重要な節目や目標のみを示すシンプルな工程表

日本能率協会によると、プロジェクトの規模や複雑さに応じて適切な工程表を選択することで、プロジェクトの成功率が15%向上するとされています。

見やすい工程表は、プロジェクトの円滑な進行と成功に不可欠なツールです。基本的な要素を押さえ、プロジェクトの特性に合わせて適切な種類を選択することで、効果的なプロジェクト管理が可能になります。次章では、具体的な工程表の種類とその特徴について詳しく解説します。

2. 見やすい工程表の種類と特徴

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工程表には様々な種類があり、それぞれ特徴や用途が異なります。プロジェクトの性質や目的に応じて適切な工程表を選択することが重要です。ここでは、代表的な工程表の種類とその特徴について詳しく解説します。

2.1 バーチャート工程表

出典：第2章 工程管理 -農林水産省

バーチャート工程表は、最も一般的な工程表の一つです。横軸に時間、縦軸に作業項目を配置し、各作業の開始から終了までを棒状で表現します。

• 直感的で理解しやすい
• 作業の進捗状況が一目で分かる
• 作業間の関係性が視覚的に把握できる

バーチャート工程表は、プロジェクトマネジメント協会日本支部でも推奨されている手法の一つです。

2.2 ガントチャート工程表

出典：建築業のガントチャート工程表とは？バーチャートとの違いと作成手順・ツール | 建設業向け業務管理システム【 AnyONE（エニワン）】

ガントチャートは、バーチャートの一種で、より詳細な情報を含む工程表です。作業の依存関係や進捗状況、マイルストーンなどを表現できます。

• 作業間の依存関係を矢印で表現
• クリティカルパスの可視化が可能
• リソースの割り当てや進捗率の表示ができる

日本能率協会によると、ガントチャートは多くの企業で標準的に使用されている工程管理ツールとして認識されています。

2.3 グラフ式工程表

出典：施工の神様 | 1級土木施工管理技士 過去問分析に基づく試験合格対策31

グラフ式工程表は、作業の進捗や出来高を折れ線グラフや棒グラフで表現する工程表です。時間経過に伴う変化を視覚的に捉えやすいのが特徴です。

• 時間経過による変化が分かりやすい
• 計画と実績の比較が容易
• 複数のプロジェクトや部門の比較に適している

2.4 ネットワーク工程表

出典：ネットワーク工程表とは？作成方法や専門用語、メリットを徹底解説！

ネットワーク工程表は、作業間の関係性を線や矢印で結んで表現する工程表です。PERT（Program Evaluation and Review Technique）チャートやCPM（Critical Path Method）などがこれに該当します。

• 作業の論理的な順序や依存関係が明確
• クリティカルパスの特定が容易
• プロジェクトの全体像を把握しやすい

日本能率協会コンサルティングでは、ネットワーク工程表を用いたプロジェクトマネジメント手法を提供しています。

2.5 出来高累計曲線

出典：工程表5種類の特徴・メリット・デメリットとは｜工程表の役割も解説

出来高累計曲線（Sカーブ）は、プロジェクトの進捗を累積的に表現する工程表です。時間経過とともに増加する出来高や費用を曲線で示します。

• プロジェクトの全体的な進捗状況が把握しやすい
• 計画と実績の乖離を視覚的に確認できる
• プロジェクトの健全性を評価するのに適している

2.5.1 各工程表の比較

各工程表にはそれぞれ長所と短所があります。プロジェクトの規模、複雑さ、目的に応じて最適な工程表を選択することが重要です。また、複数の工程表を組み合わせることで、より効果的なプロジェクト管理が可能になります。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）では、ITプロジェクトにおける工程管理の重要性を強調しており、適切な工程表の選択と活用がプロジェクトの成功に大きく寄与すると述べています。

見やすい工程表を作成するためには、これらの種類と特徴を理解した上で、プロジェクトの要件に合わせて最適な形式を選択し、適切にカスタマイズすることが重要です。次章では、見やすい工程表を作成するための具体的なポイントについて解説します。

3. 見やすい工程表を作成するためのポイント

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見やすい工程表は、プロジェクトの成功に不可欠です。以下に、効果的な工程表作成のポイントを詳しく解説します。

3.1 適切な情報量と詳細度

工程表の情報量と詳細度のバランスは重要です。プロジェクトマネジメント協会日本支部によると、適切な情報量は、プロジェクトの規模や複雑さに応じて調整すべきとされています。

主要なタスクと重要なマイルストーンを含めつつ、過度に細かい情報は避けましょう。詳細すぎると全体像が把握しづらくなります。

3.1.1 情報量の調整方法

• 主要タスクのみを記載し、サブタスクは別文書で管理
• 重要度に応じてタスクの表示サイズを変える
• 折りたたみ機能を活用し、必要に応じて詳細を表示

3.2 色使いとコントラスト

適切な色使いとコントラストは、工程表の視認性を大幅に向上させます。

3.2.1 効果的な色使いのポイント

色覚多様性にも配慮し、色だけでなく形や模様でも情報を区別できるようにしましょう。

3.3 フォントの選択と文字サイズ

読みやすいフォントと適切な文字サイズは、工程表の可読性を左右します。

3.3.1 フォント選択のガイドライン

• ゴシック体：画面表示に適しており、小さいサイズでも読みやすい
• 明朝体：印刷物で使用する場合に適している
• サンセリフフォント：モダンで清潔感のあるデザインに適している

文字サイズは、通常10〜12ポイントが適切です。重要な見出しは14〜16ポイントにすると、階層構造が明確になります。

3.4 余白の効果的な活用

適切な余白は、情報の整理と視認性向上に役立ちます。

3.4.1 余白活用のテクニック

• タスク間に適度な余白を設け、区別を明確に
• セクション間に大きめの余白を設定し、構造を把握しやすく
• マージンを十分に取り、全体的に読みやすさを向上

余白を効果的に使用することで、情報の密度が高すぎる印象を避け、視覚的な「呼吸」を与えることができます。

3.5 グルーピングとセクション分け

関連するタスクをグルーピングし、明確なセクション分けをすることで、工程表の構造が理解しやすくなります。

3.5.1 効果的なグルーピング方法

• 部署や担当者ごとにグループ化
• プロジェクトのフェーズごとにセクション分け
• 優先度や重要度に応じて視覚的に区分

グルーピングとセクション分けにより、複雑な工程表でも全体像と詳細の両方を把握しやすくなります。

以上のポイントを押さえることで、見やすく効果的な工程表を作成することができます。各要素を適切に組み合わせ、プロジェクトの特性に合わせて最適化することが重要です。

4. 見やすい工程表作成に役立つツールとソフトウェア

効果的な工程表を作成するには、適切なツールやソフトウェアの選択が重要です。以下では、見やすい工程表作成に役立つ主要なツールとソフトウェアを紹介します。

4.1 Microsoft Project

Microsoft Projectは、プロジェクト管理のために特化された強力なツールです。複雑なプロジェクトの計画、追跡、管理に適しています。

主な特徴

• ガントチャートの作成が容易
• リソース管理機能が充実
• タスクの依存関係を視覚的に表現
• 進捗状況のリアルタイム更新

Microsoft Projectは、大規模なプロジェクトや複数のプロジェクトを同時に管理する必要がある場合に特に有効です。Microsoft公式サイトで詳細を確認できます。

4.2 Excel

Microsoft Excelは、多くのビジネスパーソンにとって馴染み深いツールです。工程表作成においても、その柔軟性と使いやすさから広く活用されています。

Excelを使用した工程表作成のメリット

• カスタマイズ性が高い
• 既存のテンプレートを活用可能
• データ分析機能との連携
• 低コストで導入可能

Excelを使用した工程表作成のテンプレートは、Microsoft Office公式サイトで入手できます。

4.3 Trello

Trelloは、直感的なインターフェースを持つプロジェクト管理ツールです。カンバン方式を採用しており、視覚的に分かりやすい工程表を作成できます。

Trelloの主な特徴

• ドラッグ＆ドロップで簡単に操作
• チーム間のコラボレーションが容易
• モバイルアプリでの利用が可能
• 無料プランから利用可能

小規模から中規模のプロジェクトの管理に適しています。Trello公式サイトで詳細を確認できます。

4.4 Asana

Asanaは、タスク管理とチームコラボレーションに焦点を当てたプロジェクト管理ツールです。見やすい工程表を作成し、チーム全体で共有することができます。

Asanaの特徴

• 複数のプロジェクト表示形式（リスト、ボード、タイムライン）
• タスクの依存関係の設定が可能
• 自動リマインダー機能
• 他のツールとの統合が豊富

Asanaは、特にチーム間のコミュニケーションを重視するプロジェクトに適しています。Asana公式サイトで詳細情報を確認できます。

4.5 GanttPRO

GanttPROは、ガントチャートの作成に特化したオンラインツールです。見やすく、使いやすいインターフェースが特徴です。

GanttPROの主な機能

• ドラッグ＆ドロップでタスクの調整が可能
• リソース管理機能
• 複数のプロジェクトの同時管理
• チーム間でのリアルタイムコラボレーション

ガントチャート形式の工程表を重視するプロジェクトに最適です。GanttPRO公式サイトで詳細を確認できます。

4.6 Smartsheet

Smartsheetは、スプレッドシートの使いやすさとプロジェクト管理ツールの機能を組み合わせたソフトウェアです。見やすい工程表の作成に適しています。

Smartsheetの特徴

• スプレッドシート形式とガントチャート形式の切り替えが可能
• 自動化機能による作業効率の向上
• レポート作成機能の充実
• セキュリティ機能の強化

大規模な組織での利用に適しており、企業全体でのプロジェクト管理を行う際に効果的です。Smartsheet公式サイトで詳細情報を確認できます。

これらのツールやソフトウェアを活用することで、より見やすく効果的な工程表を作成することができます。プロジェクトの規模や特性、チームの習熟度などを考慮して、最適なツールを選択することが重要です。また、選択したツールの機能を十分に理解し、活用することで、工程表の品質と管理効率を向上させることができます。

5. 見やすい工程表の作成手順

見やすい工程表を作成するためには、系統立てた手順が不可欠です。以下に、効果的な工程表を作成するための具体的なステップを詳しく解説します。

5.1 プロジェクトの目標と範囲の明確化

工程表作成の第一歩は、プロジェクトの目標と範囲を明確にすることです。これにより、工程表に含めるべき要素が明らかになります。

5.1.1 目標設定のポイント

目標設定には、SMART原則を活用することが効果的です。SMARTとは、Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性がある）、Time-bound（期限がある）の頭文字を取ったものです。

5.2 タスクの洗い出しと整理

目標が明確になったら、その達成に必要なタスクを洗い出し、整理します。この段階では、ブレインストーミングやWBS（Work Breakdown Structure）を活用すると効果的です。

5.2.1 WBSの作成方法

WBSは、プロジェクトを構成する作業を階層的に分解し、体系化する手法です。以下の手順で作成します。

1. プロジェクト全体を最上位に置く
2. 主要な成果物やフェーズを2階層目に配置
3. 各成果物やフェーズを更に細分化し、具体的なタスクに分解
4. 最小単位のタスクが1人で担当でき、1～2週間程度で完了する規模になるまで分解を続ける

5.3 期間と順序の設定

タスクが整理できたら、各タスクの所要期間を見積もり、実行順序を決定します。この際、以下の点に注意が必要です。

• タスク間の依存関係を明確にする
• クリティカルパス（プロジェクト全体の期間に影響を与える重要なタスクの連鎖）を特定する
• リスクを考慮し、適切なバッファを設ける

タスクの期間見積もりには、3点見積法が有効です。3点見積法は、最悪ケース（悲観的見積もり）、最良ケース（楽観的見積もり）、最も可能性の高いケース（最頻値）の3つの値を用いて、より正確な見積もりを行う手法です。

これらの値を用いて、期待値（E）を以下の式で算出します：

E = (O + 4M + P) / 6

3点見積法の詳細や活用事例については、ProjectManagement.comの解説が参考になります。

5.4 リソースの割り当て

各タスクに必要なリソース（人員、設備、予算など）を割り当てます。この際、以下の点に注意が必要です。

• 各リソースのスキルと経験を考慮する
• リソースの稼働率を適切に管理し、オーバーアロケーションを避ける
• チーム全体のワークロードバランスを取る

リソース割り当ての最適化には、リソースレベリングという手法が有効です。これは、リソースの過剰割り当てを避けつつ、プロジェクト全体の期間を最小限に抑える手法です。

リソースレベリングの具体的な方法や事例については、ProjectManager.comの記事が詳しく解説しています。

5.5 視覚的な調整とレイアウト最適化

最後に、作成した工程表を視覚的に調整し、見やすさを向上させます。以下のポイントに注意しましょう。

• 適切な色使いとコントラスト
• 読みやすいフォントとサイズの選択
• 重要な情報の強調（太字、下線など）
• 余白の効果的な活用
• グルーピングとセクション分け

視覚的な最適化の重要性は、ユーザビリティの専門家であるJakob Nielsenの研究でも指摘されています。詳細はNielsen Norman Groupのウェブサイトで確認できます。

以上の手順を丁寧に踏むことで、プロジェクトの全体像を明確に示し、チームメンバー全員が理解しやすい、見やすい工程表を作成することができます。定期的な更新と進捗管理を行いながら、この工程表を効果的に活用することで、プロジェクトの成功確率を高めることができるでしょう。

6. 工程表の効果的な活用方法

工程表を作成しただけでは、プロジェクトの成功は保証されません。作成した工程表を効果的に活用することが重要です。ここでは、工程表を最大限に活用するための方法について詳しく解説します。

6.1 定期的な更新と進捗管理

工程表は、プロジェクトの進行に合わせて常に最新の状態に保つ必要があります。定期的な更新は、プロジェクトの現状を正確に把握し、適切な判断を下すための基礎となります。

6.1.1 更新頻度の設定

プロジェクトの規模や複雑さに応じて、適切な更新頻度を設定しましょう。

一般的には、週1回または2週間に1回程度の更新が推奨されます。

プロジェクトマネジメント協会（PMI）の調査によると、定期的な更新を行っているプロジェクトは、そうでないプロジェクトに比べて成功率が30%以上高いことが報告されています。

6.1.2 進捗状況の可視化

進捗状況を色分けや記号で表示することで、一目で現状が把握できるようにしましょう。例えば、以下のような凡例を使用することができます。

6.2 チーム内での共有とコミュニケーション

工程表は、プロジェクトメンバー全員が共有し、活用することで真価を発揮します。効果的な共有とコミュニケーションは、プロジェクトの成功に直結します。

6.2.1 定期的なレビューミーティング

週1回または隔週で、工程表をベースにしたレビューミーティングを開催しましょう。このミーティングでは、以下の点を確認します。

• 各タスクの進捗状況
• 問題点や課題の洗い出し
• 次のアクションの確認
• リソースの再配分の必要性

6.2.2 オンラインツールの活用

リモートワークが増加している現在、オンラインツールを活用した工程表の共有が重要です。Microsoft ProjectやAsanaなどのプロジェクト管理ツールを使用することで、リアルタイムでの情報共有が可能になります。

6.3 問題点の早期発見と対策

工程表を効果的に活用することで、プロジェクトの問題点を早期に発見し、迅速に対策を講じることができます。

6.3.1 クリティカルパスの管理

クリティカルパスとは、プロジェクト全体の所要期間に直接影響を与える一連のタスクのことです。工程表上でクリティカルパスを明確にし、重点的に管理することで、プロジェクト全体の遅延リスクを最小限に抑えることができます。

6.3.2 リスク管理の統合

工程表にリスク管理の要素を組み込むことで、潜在的な問題をより早く特定できます。例えば、各タスクにリスクレベルを設定し、高リスクのタスクには特別な注意を払うようにします。

6.3.3 変更管理プロセスの確立

プロジェクトの進行に伴い、工程表の変更が必要になることがあります。効果的な変更管理プロセスを確立することで、スムーズな工程表の更新と関係者への周知が可能になります。

PMIの研究によると、適切な変更管理プロセスを持つプロジェクトは、そうでないプロジェクトと比べて6倍の成功率を示しています。

以上のように、工程表を効果的に活用することで、プロジェクトの成功確率を大幅に向上させることができます。定期的な更新、チーム内での共有、問題点の早期発見と対策を心がけ、工程表を単なる計画書ではなく、プロジェクト成功のための強力なツールとして活用しましょう。

7. 見やすい工程表の事例紹介

工程表は様々な分野で活用されています。ここでは、異なる業界における見やすい工程表の具体的な事例を紹介します。これらの事例を参考に、自身のプロジェクトに適した工程表を作成する際のヒントを得ることができるでしょう。

7.1 IT開発プロジェクトの工程表

IT開発プロジェクトでは、複雑な工程を管理するために詳細な工程表が必要不可欠です。以下は、ウェブアプリケーション開発プロジェクトの工程表の例です。

この工程表では、各フェーズとタスクが明確に区分されており、期間も具体的に示されています。色分けやガントチャート形式を採用することで、さらに視認性を高めることができます。

7.2 建設プロジェクトの工程表

建設プロジェクトの工程表は、多岐にわたる作業と複数の業者の調整が必要となるため、より複雑になります。以下は、マンション建設プロジェクトの工程表の一例です。

建設プロジェクトの工程表では、天候や資材の調達状況などの不確定要素を考慮し、余裕を持たせた期間設定が重要です。また、各フェーズの依存関係を矢印などで視覚的に示すことで、全体の流れが把握しやすくなります。

7.3 イベント企画の工程表

イベント企画の工程表は、比較的短期間で多くのタスクを管理する必要があります。以下は、大規模音楽フェスティバルの工程表例です。

イベント企画の工程表では、デッドラインが明確であり、それに向けて逆算して各タスクの期限を設定することが重要です。また、並行して進行する複数のタスクを効果的に表現するために、色分けやアイコンの使用が有効です。

これらの事例を参考に、プロジェクトの特性に合わせて工程表をカスタマイズすることが大切です。

効果的な工程表は、プロジェクトの成功に不可欠な要素であり、継続的な改善と最適化が求められます。

8. 工程表作成時の注意点とよくある失敗

8.1 過度に複雑化させない

工程表を作成する際、最も陥りやすい失敗の一つが過度な複雑化です。詳細な情報を盛り込もうとするあまり、かえって理解しづらくなってしまうケースが多々あります。

8.1.1 シンプルさを保つためのポイント

• 必要最小限の情報に絞る
• 大きな工程ごとにグループ化する
• 色分けやアイコンを効果的に使用する
• 詳細な情報は別途ドキュメントで管理する

8.2 リスクと余裕の考慮

多くのプロジェクトマネージャーが陥りがちな失敗として、リスクや予期せぬ事態への対応時間を考慮しないことが挙げられます。理想的なスケジュールを組むことは大切ですが、現実的な余裕を持たせることも同様に重要です。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の調査によると、IT프로젝트の約70%が予定通りに進行していないという結果が出ています。これは、リスクと余裕の考慮が不足していることを示唆しています。

8.2.1 適切なリスク管理と余裕の確保

8.3 チームメンバーの意見反映

工程表作成時によくある失敗として、プロジェクトマネージャーや上層部のみで決定してしまうことが挙げられます。実際に作業を行うチームメンバーの意見を反映せずに作成された工程表は、現場の実情とかけ離れたものになりがちです。

一般社団法人日本能率協会の調査によると、チームメンバーの意見を取り入れたプロジェクトは、そうでないプロジェクトと比較して成功率が30%以上高いという結果が出ています。

8.3.1 効果的なチーム意見の反映方法

• ブレインストーミングセッションの実施
• 各担当者からの見積もり時間の収集
• 定期的なフィードバックミーティングの開催
• 匿名でのアンケート調査の実施

8.4 現実的な目標設定

過度に楽観的な目標設定も、工程表作成時によく見られる失敗の一つです。短期間での成果を求めるあまり、無理のあるスケジュールを組んでしまうと、チームの士気低下や品質の低下につながる可能性があります。

一般社団法人情報サービス産業協会（JISA）の報告によると、プロジェクトの失敗原因の上位に「無理な納期設定」が挙げられています。

8.4.1 現実的な目標設定のためのチェックポイント

8.5 コミュニケーション不足

工程表を作成しても、それをチーム内で適切に共有・理解していないケースが多々あります。これはプロジェクトの進行に大きな支障をきたす可能性があります。

Project Management Institute（PMI）の研究によると、効果的なコミュニケーションがプロジェクトの成功率を大幅に向上させることが示されています。

8.5.1 効果的な工程表の共有方法

• 定期的なプロジェクト進捗会議の開催
• オンラインツールを活用した情報共有
• 視覚的に分かりやすい資料の作成
• 各メンバーの役割と責任の明確化

工程表作成時のこれらの注意点を意識し、よくある失敗を回避することで、プロジェクトの成功確率を高めることができます。シンプルで分かりやすく、かつ現実的な工程表を作成し、チーム全体で共有・理解することが、プロジェクト成功への近道となるでしょう。

9. まとめ

見やすい工程表は、プロジェクト管理の要となる重要なツールです。適切な情報量、色使い、フォント選択、余白の活用など、様々な要素を考慮して作成することが大切です。

Microsoft Projectやエクセルなどのソフトウェアを活用し、プロジェクトの目標を明確にしてタスクを整理することで、効果的な工程表が作成できます。

定期的な更新と進捗管理を行い、チーム内で共有することで、問題点の早期発見や対策が可能になります。IT開発や建設プロジェクト、イベント企画など、様々な分野で活用できる工程表ですが、過度に複雑化させないよう注意が必要です。

リスクと余裕を考慮し、チームメンバーの意見を反映させることで、より実用的な工程表が完成します。

見やすい工程表は、プロジェクトの成功確率を高め、チームの生産性向上に大きく貢献します。効果的な工程表作成のスキルを身につけることで、プロジェクト管理の質が向上し、ビジネスの成功につながるでしょう。